Een meldkamerscan is een uitgebreide evaluatie die zes belangrijke gebieden onderzoekt: de fysieke werkomgeving, werkprocessen en procedures, technische infrastructuur, menselijke factoren, governance en organisatiestructuur. Het doel is om met beperkte tijd en middelen een goede eerste indruk te krijgen van de huidige staat van je meldkamer, inclusief kansen en kwetsbaarheden. Deze scan helpt organisaties hun 24/7-operaties te optimaliseren, waar elke seconde telt.
Wat wordt er precies geanalyseerd tijdens de fysieke werkplekinspectie?
De fysieke werkplekinspectie richt zich op alle ergonomische aspecten die direct invloed hebben op de prestaties van meldkamermedewerkers. Dit omvat beeldschermopstelling, zithouding, verlichting, geluidsniveaus, temperatuur en luchtkwaliteit. Deze factoren bepalen hoe goed centralisten kunnen functioneren tijdens lange diensten onder hoge druk.
De beeldschermopstelling wordt gecontroleerd op de juiste hoogte, afstand en hoek om nekklachten en oogvermoeidheid te voorkomen. Je zithouding wordt beoordeeld aan de hand van stoelkwaliteit, bureau-ergonomie en de mogelijkheid om af te wisselen tussen zitten en staan. Dit is belangrijk, omdat meldkamermedewerkers vaak 8 tot 12 uur achter hun werkplek zitten.
Verlichting speelt een grote rol in concentratie en alertheid. De scan beoordeelt of er voldoende natuurlijk licht is, of kunstlicht goed is afgesteld en of er hinderlijke reflecties op schermen zijn. Geluidsniveaus worden gemeten, omdat te veel achtergrondgeluid stress veroorzaakt, terwijl te weinig geluid juist slaperigheid kan opwekken.
Ook temperatuur en luchtkwaliteit komen aan bod. Een te warme of te koude ruimte verstoort de concentratie, en slechte luchtkwaliteit zorgt voor vermoeidheid en hoofdpijn. Dit zijn allemaal factoren die direct doorwerken in de kwaliteit van de hulpverlening.
Welke werkprocessen en procedures worden onderzocht in een meldkamerscan?
De analyse van werkprocessen richt zich op werkstromen, communicatieprotocollen, taakverdelingen en operationele procedures. Het doel is om te begrijpen hoe het werk daadwerkelijk wordt uitgevoerd en waar knelpunten zitten die de efficiëntie belemmeren.
Werkstromen worden in kaart gebracht door te kijken naar hoe meldingen binnenkomen, worden behandeld en worden doorgestuurd naar hulpdiensten. Dit gebeurt door observatie van echte situaties en gesprekken met centralisten over hun dagelijkse ervaringen. Vaak blijken er verschillen te zijn tussen de officiële procedures en wat er in de praktijk gebeurt.
Communicatieprotocollen worden onderzocht op duidelijkheid en efficiëntie. Hoe communiceren centralisten met elkaar, met hulpdiensten en met meldende burgers? Zijn er onduidelijkheden die tot vertraging leiden? De scan kijkt ook naar taakverdelingen tussen verschillende medewerkers en diensten.
Procesefficiëntie wordt gemeten aan de hand van doorlooptijden, het aantal handelingen per melding en de frequentie van fouten of miscommunicatie. Dit geeft inzicht in waar processen kunnen worden gestroomlijnd zonder de kwaliteit van de hulpverlening aan te tasten.
Hoe wordt de technische infrastructuur beoordeeld tijdens een meldkamerscan?
De technische beoordeling evalueert computersystemen, software-interfaces, communicatieapparatuur en technische hulpmiddelen op gebruiksvriendelijkheid, betrouwbaarheid en onderlinge integratie. Dit is belangrijk, omdat technische problemen direct doorwerken in de hulpverlening.
Computersystemen worden getest op snelheid, stabiliteit en gebruiksgemak. Hoe lang duurt het opstarten van systemen? Hoe vaak vallen ze uit? Zijn de systemen intuïtief te bedienen of kosten ze veel tijd om te leren? De scan kijkt ook naar de leeftijd van de hardware en of deze nog toekomstbestendig is.
Software-interfaces krijgen aandacht voor hun ontwerp en functionaliteit. Kunnen centralisten snel vinden wat ze nodig hebben? Zijn schermen overzichtelijk ingedeeld? Werken verschillende softwarepakketten goed samen of moeten medewerkers constant tussen systemen schakelen?
Communicatieapparatuur wordt gecontroleerd op geluidskwaliteit, bereik en betrouwbaarheid. Dit omvat telefooninstallaties, radiosystemen en digitale communicatiemiddelen. De integratie tussen verschillende systemen is ook belangrijk: kunnen systemen automatisch informatie uitwisselen of moet alles handmatig worden overgenomen?
Wat voor menselijke factoren komen aan bod in een meldkameronderzoek?
Het onderzoek naar menselijke factoren analyseert stress, werkbelasting, concentratievermogen, teamdynamiek en algemeen welzijn van medewerkers. Deze psychologische en sociale aspecten hebben grote invloed op hoe goed een meldkamer functioneert, vooral tijdens piekbelasting of crisissituaties.
Stress wordt onderzocht door te kijken naar werkdruk, tijdsdruk en de emotionele belasting van het werk. Meldkamerwerk kan zwaar zijn, omdat je regelmatig te maken hebt met noodsituaties en menselijk leed. De scan evalueert of er voldoende ondersteuning is en hoe medewerkers omgaan met deze belasting.
Werkbelasting wordt gemeten aan de hand van het aantal meldingen per dienst, de complexiteit van taken en de beschikbare tijd per melding. Te hoge werkbelasting leidt tot fouten en burn-out, terwijl te lage belasting verveling en verminderde alertheid kan veroorzaken.
Teamdynamiek speelt een grote rol in meldkamers, waar medewerkers nauw moeten samenwerken. Hoe is de sfeer tussen collega’s? Helpen mensen elkaar tijdens drukke momenten? Is er goede communicatie tussen verschillende diensten? Ook wordt gekeken naar leiderschapsstijlen en hoe beslissingen worden genomen tijdens crisissituaties.
Hoe vhp human performance helpt bij het organiseren en ontwerpen van meldkamers
Wij bieden een unieke 360°-meldkamerscan die bestaat uit drie fasen: inventarisatie, analyse en rapportage. Ons multidisciplinaire team van ergonomen, ontwerpers, psychologen en organisatiedeskundigen werkt samen met TriOpSys om een compleet beeld te krijgen van je meldkamer.
Onze aanpak omvat:
- Inventarisatiefase: gesprekken met stakeholders op locatie over strategische, tactische en operationele aspecten
- Analysefase: verwerking van gegevens in onderzoeksmodellen die een onafhankelijk beeld geven van mens, techniek en organisatie
- Rapportagefase: concrete verbeteraanpak met een duidelijke IST-SOLL-vergelijking en roadmap
- Integrale oplossingen: van visie tot technisch ontwerp en doorontwikkeling
- Preferred-suppliersnetwerk: samenwerking met gespecialiseerde partners voor optimale resultaten
Met meer dan 25 jaar ervaring in complexe werkomgevingen zorgen wij ervoor dat je meldkamer toekomstbestendig wordt ontworpen. We bieden een single point of contact voor het hele traject, van concept tot onderhoud. Wil je weten hoe wij jouw meldkamer kunnen optimaliseren? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden voor het organiseren en ontwerpen van meldkamers.
