Op 4 oktober 2018 organiseerde vhp human performance in het Maasstad Ziekenhuis een Masterclass ‘Human factors bij huisvesting en inrichtingsvraagstukken in de zorg’. Deze bijeenkomst was gericht op huisvestingsmanagers, arbocoördinatoren, projectleiders, afdelingshoofden en medewerkers die betrokken zijn bij de bouw. Tijdens deze middag hebben 25 deelnemers actief deelgenomen aan drie sessie. Ze deelden hun inzichten over vraagstukken. Het was leuk en inspirerend om met zoveel verschillende disciplines via co-creatie na te denken over human factors.
Aandacht voor human factors in de praktijk
De middag begon actief. In een interactieve sessie bogen de deelnemers zich over de vraag hoe zij in de praktijk rekening houden met human factors bij huisvestingsvraagstukken binnen ziekenhuizen. Om hierachter te komen zijn de deelnemers aan het werk gegaan met een praktijkvraag. In groepjes met dezelfde expertise gingen zij uiteen met een foto van een complexe ziekenhuissituatie. Op deze foto moesten zij in korte tijd human factors knelpunten aangeven en bespreken.
Uit de presentaties kwam per groep een breed beeld van human factors naar voren. Er was een aantal interessante verschillen te zien tussen de groepjes. Sommigen zaten meer op de harde knelpunten zoals inrichting en indeling. Anderen keken meer naar aspecten als samenwerking, werkproces en werkdruk. Dit benadrukt het belang om gezamenlijk een goede, gezonde en efficiënte werkomgeving te creëren.
Expertsessie met lessons learned en Human Factors approach
In de expertsessie werd aan de hand van 10 lessons learned de waarde van human factors in huisvesting en inrichtingsvraagstukken gepresenteerd. Bij iedere tip is ingezoomd op wat we zien in de praktijk en op verbetermogelijkheden door human factors expertise. We bedoelen daarmee: in één keer goed ontwerpen zodat mensen gezond, efficiënt en prettig kunnen werken zonder investeringen achteraf.
Het allerbelangrijkste is dat het ontwerpen of aanschaffen van middelen start bij de mensen. Observeren, vragen stellen en begrip krijgen van werkwijze en werkproces zijn essentieel om een goed functioneel programma van eisen en functioneel ontwerp te kunnen maken. Daarnaast is betrokkenheid van en afstemming met medewerkers, leidinggevende en andere stakeholders tijdens meerdere fasen in het ontwerptraject essentieel. Bijvoorbeeld bij terugkoppelen van bevindingen, toetsen van ideeën, nemen van beslissingen en het testen van het ontwerp.
Iedere huisvestings- of inrichtingsvraagstuk is een kans om op meerdere gebieden verbeteringen door te voeren. Een probleem kent namelijk altijd meerdere factoren en de oplossing dus ook! Vanuit de human factors bekijk je problemen en oplossingen altijd vanuit meerdere kanten.
Tijdens de presentatie was voldoende ruimte voor interactie met de groep. De deelnemers hebben met elkaar gedeeld hoe zij nu met de verschillende tips omgaan. Er werden zo veel interessante dingen besproken, dat de deelnemers de laatste learnings nog van ons tegoed hebben.
Praktisch aan de slag
In het tweede deel van de middag stond een zeer uitdagende praktijkcase centraal. Het betrof de herinrichting van de nieuwe endoscopenwasruimte. Aan de hand van een filmpje van een medewerker uit de endoscopenwasruimte moesten de deelnemers eerst de knelpunten vastleggen. Van iedere groep mocht één afgevaardigde naar de afdeling, om het proces met eigen ogen te zien, horen en ruiken. Met extra informatie en een veel enthousiasme vulden zij de bevindingen van de andere groepsleden aan.
In het tweede deel van de praktijkcase gingen de deelnemers aan de slag met het inrichten van de nieuwe endoscopenwasruimten. Ze werden bijgepraat over het huidige en toekomstige werkproces. In een knip-en-plaksessie hebben de deelnemers gewerkt aan de nieuwe indeling van de endoscopenwasruimte. Iedereen kreeg een plattegrond van de nieuwe ruimte en elementen om in de ruimte te plaatsen. Daarbij moest men rekening houden met de volgende aspecten:
- de elementen in relatie tot de procesvolgorde,
- de ruimte rondom de elementen om goed te kunnen werken,
- de overige hulpmiddelen die nodig zijn in het proces,
- de looplijnen en de doorgangen.
Dit was een leuke uitdagende opgave. Het was ontzettend leuk om te zien hoe iedereen enthousiast met deze puzzel bezig was. Er werden goede discussies gevoerd en kritische vragen gesteld aan elkaar en aan vhp. De groepjes hebben de nieuwe indelingen aan elkaar gepresenteerd en ook ons nog stof tot nadenken gegeven.
We vonden het een zeer geslaagde middag. Maasstad Ziekenhuis, dank voor jullie gastvrijheid. Iedereen bedankt voor de vele positieve reacties en ideeën voor een volgende bijeenkomst! We kijken er nu al naar uit.
