Aanleiding
Om de medewerkers duurzaam inzetbaar te houden heeft werkdrukverlaging en vergroten van werkplezier een prominente plek op de agenda bij een academisch ziekenhuis.
De uitkomsten uit het MTO waren de aanleiding voor de eerste verbeteracties. Deze hadden echter nog onvoldoende duurzaam effect op de werkdruk en het werkplezier. Om dit verder te verbeteren heeft het ziekenhuis gekozen voor vhp human performance als samenwerkingspartner. Onze pragmatische aanpak (doen wat écht nodig is) en het opleiden van leiding en werknemers om veranderingen zelf succesvol te kunnen realiseren waren hierin doorslaggevend.
Klantvraag
Het academisch ziekenhuis heeft vhp gevraagd te starten op de verpleegafdeling hart- en vaatziekten met het verlagen van de werkdruk en het verhogen van het werkplezier. De uitgangspunten waren:
- Voer geen nieuw werkdrukonderzoek uit, maar ga direct praktisch aan de slag met de medewerkers;
- Zorg dat medewerkers zoveel mogelijk eigenaarschap en verantwoordelijkheid nemen;
- Maak creatief gebruik van momenten waarop medewerkers van de verpleegafdeling beschikbaar zijn;
- Train de stafadviseur Arbo met aandachtsgebied PSA on-the-job zodat deze aanpak ook op andere afdelingen toegepast kan worden.
Aanpak
Doordringen tot de kern van werkdruk en werkplezier
Om tot concrete verbetervoorstellen te komen is het belangrijk eerst door te dringen tot de kern van werkdruk en werkplezier. Waar gaat dit vraagstuk écht over? Door de roostering was het lastig de verpleegkundigen bij elkaar te krijgen. Daarom hebben we in het traject intensief gewerkt met twee groepen:
- Regiegroep, bestaande uit de leiding van de afdeling en HR-adviseur en stafadviseur Arbo
- Focusgroep, bestaande uit tien medewerkers van de afdeling met verschillende achtergronden.
Door een groepsinterview met de focusgroep te combineren met storytelling is de werkdrukproblematiek vanuit diverse gezichtsvelden bekeken. Dit resulteerde in een ‘causaal diagram’ waarin het samenspel visueel werd tussen veroorzakers en gevolgen van werkdruk. Het causaal diagram hielp ook om terugkerende patronen te doorzien en doorbreken. Het mooie van deze aanpak is dat gemeenschappelijke inzichten en draagvlak tijdens de sessie gelijktijdig ontstaan. Het focusteam nam de opgedane inzichten steeds mee naar hun achterban op de afdeling, zodat alle medewerkers van de afdeling daar input op konden geven. Zo hebben alle betrokkenen inzicht gekregen in de samenhang tussen de bepalende factoren en hoe deze factoren zich verhouden tot wat onder de oppervlakte leeft bij medewerkers. Op basis daarvan zijn thema’s gekozen om als eerste mee aan de slag te gaan.
Plezierig samenwerken door teamflow
Daarnaast hebben we met elkaar onderzocht hoe teamflow op de verpleegafdeling kan bijdragen aan het verminderen van werkdruk en vergroten van werkplezier. Onze leidraad is de Cirkel van Teamflow (Lees hier een blog over Teamflow). Teamflow ontstaat wanneer een team samenwerkt vanuit een collectieve ambitie als stip op de horizon. Bij een team in flow gaat alles als het ware vanzelf.
Samen met de regie- en focusgroep is in de loop van het traject een inspirerende ambitie ontwikkeld voor de verpleegafdeling hart- en vaatziekten waaraan iedereen graag wil bijdragen. Dit versterkt de intrinsieke motivatie van medewerkers, waardoor bereikte resultaten bijna als vanzelf duurzaam verankeren. Niet omdat het moet, maar omdat iedereen het wil.
Verbetervoorstellen
Voor de vijf belangrijkste veroorzakers van werkdruk zijn verbetervoorstellen uitgewerkt tot concrete plannen van aanpak onder leiding van vijf kartrekkers uit de focusgroep. vhp heeft de regiegroep gecoacht hoe zij de kartrekkers in hun kracht zetten en medewerkers betrekken bij vervolgactiviteiten. Er is steeds een beroep gedaan op medewerkers en leidinggevenden op momenten waarop hun inbreng cruciaal was.
Resultaten
In relatief korte tijd is een helder beeld ontstaan van de belangrijkste factoren van werkdruk en werkplezier. In de periode daarna zijn vijf verbetervoorstellen met concrete stappen uitgewerkt. Deze voorstellen variëren van het optimaliseren van de logistieke inrichting en planningsvraagstukken tot het maken en nakomen van afspraken. Ook hebben de kartrekkers geleerd hoe zij draagvlak creëren bij collega’s en weerstanden overwinnen om tot verbetervoorstellen te komen.
De inspirerende ambitie is een goede basis voor de implementatie van de verbeteroplossingen. Deze ambitie biedt perspectief bij de praktische uitwerking omdat het een duidelijke richting geeft. Dat is echt anders dan het “uitrollen” van een verandering. Het vroeg lef en vertrouwen van de leiding, staf en medewerkers om dit intensieve veranderproces samen aan te gaan. Medewerkers weten waar ze het voor doen en hoe ze zelf kunnen bijdragen om de werkdruk duurzaam te verlagen en het werkplezier te verhogen.
De stafadviseur Arbo heeft tijdens dit traject kennis en ervaring opgedaan die zij op andere afdelingen van het academisch ziekenhuis kan inzetten.
Wat zeggen betrokkenen zelf over het traject?
Afdelingshoofd:
“Door de begeleiding is een belangrijke stap gezet in de ontwikkeling van de verpleegafdeling met het oog op werkdrukverlaging en verhoging van het werkplezier. Dit werpt nu al z’n vruchten af!”
Stafadviseur Arbo
“vhp heeft ons laten zien hoe je door het gezamenlijk analyseren van de ervaren werkdruk zelf als team invloed kunt hebben op het vergroten van je eigen werkplezier”.
Verpleegkundige en kartrekker
“Kleine dingen? Kleine veranderingen? vhp heeft ons het inzicht gegeven dat deze niet klein zijn, maar het begin zijn van iets nieuws!”
HR Adviseur
“Bedankt voor de verrassende, constructieve analyse en directe aanpak van werkdruk binnen de verpleegafdeling. De persoonlijke begeleiding en aanpak maken het een traject dat echt wordt ingebed in de afdeling!”
