Hybride werken: SLIM veranderen

Hybride werken en duurzaam Gebouwgebruik

De Balans Tussen Mens, Organisatie en Ruimte

Hybride werken was even wennen, maar is inmiddels een bekende norm geworden. Corona heeft dit fenomeen in een stroomversnelling gebracht, en tegenwoordig is het niet meer weg te denken uit de moderne werkorganisatie. Medewerkers combineren thuis en kantoor naar eigen inzicht, en de voordelen zijn duidelijk: betere concentratie, efficiënter tijdsgebruik en minder reistijd.

Toch merken veel organisaties iets anders: hun kantoor sluit niet meer aan bij hoe er werkelijk gewerkt wordt. Medewerkers blijven thuis, of het kantoor is vol maar mist de juiste plekken voor focus en samenwerking. Klachten over geluid, kantoortuinen en inrichting blijven terugkeren. Dit spanningsveld brengt cruciale vragen met zich mee: Hoe hou je grip op de organisatie? Hoe zorg je voor verbinding tussen medewerkers? Hoe stimuleer je teamprestaties en ontwikkeling? En vooral: hoe richt je de werkplekken in, zowel thuis als op kantoor?

Deze vragen zijn niet alleen organisatorisch van aard, zij zijn ook een strategische uitdaging die raakt aan hoe gebouwen werkelijk gebruikt en onderhouden worden.

Duurzaam gebouwgebruik: meer dan vierkante meters

Duurzaam gebouwgebruik begint niet bij vierkante meters, maar bij mensen. Het gaat niet om een technisch vraagstuk, maar om een strategische keuze waarin mens, organisatie en gebouw samenkomen. Wanneer hybride werken ingeworteld is in een organisatie, verandert ook de vraag naar ruimte fundamenteel. Een deel van het team werkt thuis, een ander deel is fysiek aanwezig, maar voor samenwerking. Dit betekent dat de inrichting van werkplekken moet aansluiten bij hoe mensen werkelijk hun werk doen.

De uitdaging is tweeledig: enerzijds moet je voorkomen dat kantoren onderbenut worden en kosten oplopen; anderzijds moet je zorgen dat wanneer medewerkers aanwezig zijn, de omgeving optimaal ondersteunt wat zij nodig hebben. Dit vereist inzicht in werkwijzen, arbeidspatronen en behoeften, niet van de organisatie in het abstract, maar van de mensen die er dagelijks werken.

Naar een integrale aanpak: Strategie, Ontwerp, Inrichting en Begeleiding

Voor duurzaam gebouwgebruik in een hybride werkende organisatie is samenhang essentieel. Dit vereist meer dan alleen het verleggen van bureaus; het vergt een integrale aanpak die strategie, ontwerp, inrichting en verandermanagement met elkaar verbindt.

Stap 1: Van visie naar werkplekstrategie

Alles begint met het opstellen van een heldere visie op hybride werken. Zonder visie geen richting. Deze visie is de kern van de verandering en geeft aan waar de organisatie naartoe wil.

Samen met management en medewerkers brengen we in kaart hoe de organisatie vandaag werkt en waar zij naartoe wil, wat de ambities, werkwijzen en knelpunten zijn, en hoe het gebouw nu werkelijk gebruikt en beleefd wordt.

Dit leidt tot een gedragen werkplekstrategie die past bij de organisatie en heldere keuzes oplevert over hybride werken, aanwezigheid en samenwerking. Deze strategie vormt het fundament voor alles wat volgt.

Stap 2: Vertaling naar een functioneel programma van eisen

Vanuit de strategie wordt concreet wat nodig is. We vertalen behoeften van medewerkers en organisatie naar een functioneel programma van eisen (PvE). Dit is cruciaal voor het hybride model: welke ruimtes zijn nodig voor focuswerk? Waar ontstaat spontane samenwerking? Waar kunnen informele contacten plaatsvinden?

In dit stadium definiëren we per type werkactiviteit welke werkplekken nodig zijn. Dit leidt tot een vlekkenplan, een helder beeld van hoe het kantoor is ingericht voor de manier waarop het werkelijk gebruikt zal worden. Zo voorkom je dat dure kantoorruimte voor activiteiten is ingericht die niet meer voorkomen.

Stap 3: Inrichting die gedrag ondersteunt

Een goed ontwerp komt pas tot leven met de juiste inrichting. Hier gaat het om bewuste keuzes in meubilair, indeling en uitstraling die aansluiten bij de werkwijze. Een kantoor voor hybride werk vereist flexibiliteit: werkplekken die voor verschillende activiteiten kunnen worden gebruikt, ruimtes die snel kunnen worden aangepast, en een inrichting die duidelijk communiceert hoe de ruimte bedoeld is.

Dit zorgt ervoor dat de werkomgeving uitnodigt tot gebruik en niet tot frustratie, dat gedrag wordt ondersteund door de fysieke omgeving, en dat het kantoor functioneel én aangenaam aanvoelt.

Stap 4: Begeleiding naar nieuw gedrag

Een nieuwe werkplekstrategie en inrichting vereist nieuw gedrag. Dit is waar verandermanagement essentieel wordt. Communicatie, participatie en actieve begeleiding zorgen ervoor dat medewerkers begrijpen waarom keuzes gemaakt zijn, hoe zij de ruimtes kunnen gebruiken, en wat hun verantwoordelijkheid is in het duurzaam gebruiken ervan.

Door eindgebruikers actief bij het proces te betrekken, ontstaat draagvlak en daadwerkelijk gebruik. Dit is het verschil tussen een mooi ontworpen kantoor en een kantoor dat werkelijk werkt.

De praktische voordelen

Deze integrale aanpak naar hybride werken en duurzaam gebouwgebruik levert aanzienlijke voordelen op:

• Voor medewerkers: Meer tevreden en betrokken werknemers die begrijpen hoe en waarom het kantoor is ingericht. Dit leidt tot minder klachten over inrichting en geluid, en meer eigenaarschap over hoe zij de werkomgeving gebruiken.
• Voor de organisatie: Draagvlak en rust, doordat eindgebruikers actief betrokken zijn en duidelijk is wat van iedereen verwacht wordt. Medewerkers werken efficiënter wanneer zij kunnen werken op de manier die voor hen het best werkt, en wanneer zij op kantoor komen, is het een bewuste keuze met een duidelijk doel.
• Voor het gebouw: Efficiënter en duurzamer gebruik van vierkante meters. Minder verspilling, betere benutting van het bestaande vastgoed, en een ontwerp dat werkelijk aansluit bij hoe het gebouw gebruikt wordt. Een kantoor die meebeweegt met veranderingen in werk, bezetting en organisatie, en daarmee langer waardevol blijft.
• Voor de toekomst: Een werkomgeving die niet loopt achter op veranderende werkwijzen, maar zich daar flexibel aan aanpast. Dit is toekomstbestendigheid.

Veel organisaties hanteren een stap voor stap benadering: eerst hybride werken implementeren, later nadenken over de kantoorruimte. Dit leidt tot suboptimale resultaten. Het kantoor voelt als een overblijfsel van het verleden, medewerkers vinden het niet aansluitend, en de investering levert niet op wat werd gehoopt.

Een integrale benadering ziet hybride werken en duurzaam gebouwgebruik als onderdelen van dezelfde uitdaging. De vraag is niet alleen “hoe werken wij”, maar ook “wat betekent dat voor waar en hoe we werken?” Door strategie, ontwerp, inrichting en verandering samen te denken, ontstaat een coherent geheel waar alles elkaar versterkt.

Dit is een strategische keuze, niet alleen een operationele aanpassing. Organisaties die dit goed doen, creëren niet alleen efficiëntere werkplekken, maar ook betrokkenere medewerkers, gezondere werkomgevingen en betere voorbereiding op toekomstige veranderingen in het werken.

Het Resultaat

Met deze integrale aanpak bent u verzekerd van:

• Een gedragen visie op hybride werken die duidelijk maakt hoe en waarom uw organisatie werkt
• Een werkplekstrategie die past bij uw ambities en cultuur, niet omgekeerd
• Een toekomstbestendige uitwerking die flexibel meegaat met veranderingen
• Een gezonde werkomgeving waarin uw medewerkers met plezier en efficiënt werken
• Een aantrekkelijke werkplek voor uw huidige en nieuwe medewerkers
• Efficiënter gebouwgebruik dat kostenbesparing oplevert zonder concessies aan kwaliteit

Dit is niet een project dat je afsluit en vergeet. Het is een strategische heroriëntatie van hoe uw organisatie werkt en waar dat gebeurt, twee krachten die elkaar moeten versterken voor duurzaam succes.

Ook meters maken met hybride werken?

Wil je binnen jouw organisatie aan de slag met hybride werken of wil je ontdekken waar verbeterkansen liggen?
Neem gerust contact op met een van onze specialisten.  Samen werken we aan een werkomgeving waarin mensen optimaal en met plezier kunnen presteren.

Verandertraject hybride werken

Hybride kantoorruimte met blije DB Cargo medewerkers

Werkplek reserveren op afstand