Een meldkamerscan duurt doorgaans 2 tot 4 weken, afhankelijk van de grootte van je meldkamer en de complexiteit van de processen. De scan bestaat uit drie fasen: inventarisatie, analyse en rapportage. Kleinere meldkamers kunnen binnen 2 weken volledig gescand worden, terwijl complexe multi-siteoperaties tot 6 weken kunnen duren.
Wat houdt een meldkamerscan precies in?
Een meldkamerscan is een systematische analyse van je complete meld- of controlekamer om een helder beeld te krijgen van de huidige situatie en de verbetermogelijkheden. De scan onderzoekt zes belangrijke onderdelen: governance, structuur en processen, systemen en infrastructuur, fysieke werkomgeving, gedrag en competenties.
Het gaat dus veel verder dan alleen naar je technische systemen kijken. Je krijgt inzicht in hoe je organisatiestructuur en processen bijdragen aan de kerntaken, of je hard- en software je organisatie voldoende beschermen tegen cyberaanvallen en datalekken, en of je werkplek voldoet aan alle normen en wetgeving.
Ook wordt onderzocht of je operators goed samenwerken in een gezonde werkomgeving zonder over- of onderbelasting. Tot slot bekijkt de scan of je medewerkers goed gescreend zijn en regelmatig trainen om voorbereid te zijn op calamiteiten. Deze holistische aanpak zorgt ervoor dat mens, werk, omgeving en organisatie optimaal op elkaar aansluiten.
Welke factoren bepalen hoe lang een meldkamerscan duurt?
De duur van een meldkamerscan hangt af van verschillende praktische factoren die je van tevoren kunt inschatten. De grootte van je meldkamer speelt een belangrijke rol: een kleine lokale meldpost vraagt minder tijd dan een grote regionale meldkamer met meerdere werkplekken.
Het aantal medewerkers dat geïnterviewd moet worden, beïnvloedt de planning aanzienlijk. Bij een team van 10 centralisten ben je sneller klaar dan bij een organisatie met 50+ operators, verdeeld over verschillende diensten. Ook de complexiteit van je werkprocessen maakt verschil: standaardmeldkamerprocedures zijn sneller door te nemen dan complexe multi-agencysamenwerkingsprocessen.
Specifieke vraagstukken kunnen extra tijd vragen. Denk aan recente incidenten die onderzocht moeten worden, geplande reorganisaties of technische problemen die dieper uitgezocht moeten worden. Ook de beschikbaarheid van je medewerkers en leidinggevenden bepaalt hoe snel het onderzoek kan worden afgerond.
Wat zijn de verschillende fasen van een meldkamerscan?
Een meldkamerscan bestaat uit drie duidelijke fasen die elkaar logisch opvolgen. De inventarisatiefase duurt meestal 1 tot 2 weken, waarin een multidisciplinair team van specialisten in gesprek gaat met verschillende vertegenwoordigers van je organisatie op locatie.
Tijdens deze fase komen strategische, tactische en operationele aspecten aan bod. Denk aan missioncritical bedrijfsprocessen, je werkomgeving, IT-systemen, omgang met data en beveiligingsmaatregelen. Het team voert interviews, doet observaties en verzamelt alle relevante documentatie.
De analysefase neemt ongeveer 1 week in beslag. Alle verzamelde gegevens worden verwerkt in onderzoeksmodellen die een onafhankelijk beeld geven van je huidige situatie op het gebied van mens, techniek en organisatie. Dit wordt vertaald naar een concrete verbeteraanpak.
De rapportagefase duurt enkele dagen tot een week. Je krijgt de bevindingen teruggekoppeld via een rapport en/of eindpresentatie. De uitkomsten en ambities worden met alle stakeholders besproken, zodat iedereen op één lijn zit over de vervolgstappen.
Hoe bereid je je organisatie voor op een meldkamerscan?
Een goede voorbereiding scheelt tijd en zorgt voor betere resultaten tijdens de scan. Zorg dat je relevante documenten alvast verzamelt: organisatieschema’s, procesbeschrijvingen, incidentrapportages van de laatste periode en technische documentatie van je systemen.
Informeer je medewerkers van tevoren over het doel en de aanpak van de scan. Leg uit dat het geen controle is, maar een kans om verbeteringen door te voeren. Plan de beschikbaarheid van sleutelpersonen in, zoals teamleiders, ervaren centralisten, technisch beheerders en leidinggevenden.
Creëer de juiste randvoorwaarden door een rustige ruimte beschikbaar te stellen voor interviews en zorg dat het scanteam toegang heeft tot alle relevante locaties. Maak ook afspraken over eventuele vertrouwelijke informatie en hoe daarmee wordt omgegaan tijdens het onderzoek.
Hoe vhp human performance helpt bij het organiseren en ontwerpen van meldkamers
Wij voeren meldkamerscans uit met ons multidisciplinaire team van ergonomen, ontwerpers, psychologen, organisatiedeskundigen en bewegingswetenschappers. Onze unieke 360° Meldkamerscan geeft je overzicht én inzicht in de huidige staat en het verbeterpotentieel van je meld- of controlekamer.
Onze aanpak biedt verschillende voordelen:
- Complete ontzorging van concept tot en met onderhoud
- Eén aanspreekpunt voor het hele traject
- Volledige verzorging van ontwerp, realisatie en kwaliteitsborging
- Aanbestedingsondersteuning en begeleiding bij leverancierselectie
- Probleemloze implementatie met deskundige begeleiding
Met meer dan 25 jaar ervaring in complexe werkomgevingen zorgen wij ervoor dat je meldkamer niet alleen technisch optimaal functioneert, maar ook een omgeving biedt waarin medewerkers kunnen floreren. Wil je weten wat een meldkamerscan voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.
