Afgelopen jaren zijn veel ziekenhuizen overgestapt op een nieuw elektronisch patiëntendossier (EPD). Dit vraagt de nodige tijd van medewerkers die al krap in hun tijd zitten. Bovendien zijn de kosten van het implementeren en beheren heel hoog. Het idee achter het EPD is om de aantrekkelijke mogelijkheden te benutten zodat werkprocessen verbeteren en administratieve lasten verminderen. In de praktijk horen we helaas regelmatig dat het EPD de administratieve last eerder verhoogt dan verlaagt. Jammer, want het kan echt anders.
EPD slim inzetten
Door het EPD hebben zorgverleners direct toegang tot patiëntgegevens. Ze zijn hierdoor snel op de hoogte van hun status. Daarnaast is het mogelijk gegevens met elkaar te vergelijken waardoor artsen sneller een diagnose kunnen stellen. Door het EPD slim in te richten worden werkprocessen in het ziekenhuis verbeterd. Zo heeft de hoofd-halsketen in het Radboudumc de kwaliteitsregistratie versneld door het EPD te integreren in het behandeltraject. Het Integraal Kankercentrum Nederland (IKNL) heeft, samen met UMC Utrecht en Amphia Ziekenhuis, hun EPD’s ingericht volgens een landelijke borstkankerinformatiestandaard. Door deze invoering is een stap gezet in de kwaliteit van verslaglegging, elektronische uitwisseling en eenmalig vastgelegde patiëntgegevens.
Deze succesvolle toepassingen zijn alleen mogelijk wanneer zorgprofessionals betrokken zijn bij het ontwikkelproces. En er goed gekeken is welke informatie wanneer nodig is en hoe deze wordt gepresenteerd aan gebruikers.
Afstemmen van mens, systeem en organisatie
De integratie van het kwaliteitssysteem in het Radboudumc is een voorbeeld van goede afstemming tussen organisatie (werkproces) en systeem. Het EPD ondersteunt de zorgprofessionals tijdens het consult en voorkomt werk achteraf.
In instellingen waar het EPD het zorgproces onvoldoende ondersteunt, klagen zorgverleners over de vele invulvelden, grote hoeveelheid muisklikken en de onoverzichtelijke menu’s. Deze maken het EPD eerder hinderlijk dan waardevol. Een goede afstemming tussen de gebruikers en het EPD als systeem is een must.
Aanpassing en gewenning
De invoering van een nieuw systeem vereist aanpassing en gewenning van beide kanten. Een goed systeem is altijd afgestemd op zijn gebruikers. Daarnaast hebben gebruikers ook tijd nodig om te wennen aan het nieuwe systeem dat wellicht een iets andere manier van werken vraagt. Tegelijk is het een mooie kans om dingen anders of slimmer aan te pakken.
Leren uit andere omgevingen
vhp human performance zorgt meer dan 20 jaar voor optimale samenwerking tussen mensen, systemen en organisaties. Samen met medewerkers zorgen we dat systemen het werk optimaal ondersteunen waardoor iedereen met plezier blijft bijdragen aan de beste zorg. De gebruiksvriendelijkheid van software toetsen we met een Usability scan. Deze hebben we onder andere toegepast op het EPD systeem van een hart en vaten afdeling.
Naast de zorg optimaliseren we ook andere kritische werkomgevingen, zoals 112 meldkamers, luchtverkeersleiding, waterschappen, industrie en havengebieden in Nederland en België.
Benieuwd wat we voor uw organisatie kunnen doen? Neem dan contact op met Bas van Leeuwen.
