Hoe betrek je medewerkers in het verbouw-/nieuwbouwproces? Hoe krijg je de gebruikersbelangen goed in kaart en verwerk je dit in het ontwerp? Hoe zorg je dat mensen straks optimaal kunnen werken op de nieuwe afdeling?
Dit zijn vragen waar zorginstellingen voortdurend mee te maken hebben bij verbouw- of nieuwbouwtrajecten. Het is een interessante puzzeltocht waar vhp human performance vaak bij betrokken is. We houden daarbij rekening met verschillende aspecten en belanghebbenden.
In deze blog licht ik in vijf stappen toe welke factoren essentieel zijn voor het borgen van human factors in een verbouw- of nieuwbouwtraject.
Stap 1: Ga de werkvloer op
Observeer hoe er gewerkt wordt en vraag vooral ook waarom. Hoe verlopen processtromen? Zijn deze handig/efficiënt? Waarom lopen processen zo? Waarom is de werkomgeving op deze manier ingericht? Voer een taak- en handelingenanalyse uit.
Stap 2: Maak optimaal gebruik van de aanwezige kennis en ervaring
We zien dat zorginstellingen werkgroepen vormen en betrekken bij het ontwerptraject. Dat is goed. Wel is het belangrijk dat zij ook de juiste middelen hebben om op een goede manier mee te kunnen denken en zich in te leven. Niet iedereen kan bijvoorbeeld zomaar een technische tekening beoordelen.
Stap 3: Kijk vooruit
Vertaal de huidige situatie naar de gewenste toekomstige werkwijze. Hoe dient men straks te gaan werken? Wat is de visie? Wat ligt daaraan ten grondslag? Waarin verschilt dit van de huidige werkwijze? Wat dient er te veranderen en waarom? Hoe krijg je dit voor elkaar? Bespreek de praktische toepasbaarheid van de visie met medewerkers en scherp deze aan.
Stap 4: Ga samen aan de slag en maak het tastbaar
Regelmatig organiseren wij ‘2D workshops’ met medewerkers van allerlei afdelingen en disciplines. Dit zijn knip- en plaksessies op basis van plattegronden en losse elementen op schaal. De opdracht is om vanuit verschillende invalshoeken een ontwerp te maken. Na afloop evalueren we de ontwerpen samen met medewerkers en opdrachtgever. Doordat dit in groepsverband wordt gedaan ontstaat een natuurlijke rolverdeling waarbij ieder op zijn kracht wordt ingezet. Het sparren met elkaar leidt vaak tot ideeën en oplossingen die niet bedacht waren als ieder voor zich aan de slag was gegaan.
Stap 5: Test het ontwerp
Maak een mock-up (model op ware grootte) van de werkopstelling of afdeling. Laat medewerkers scenario’s (taken en handelingen) uitvoeren. Kijk wat er goed gaat en wat er nog valt te verbeteren.
Evalueren tijdens het proces
Het is belangrijk om na elke stap te evalueren of je nog op de goede weg zit. Doe zo nodig een stapje terug. Welke middelen en processen zijn echt nodig en waarom? Welke keuzes zijn nodig vanwege de normen, protocollen en kosten? Communiceer de gemaakte keuzes richting de betrokkenen. Vertaal de inzichten naar een concreet ontwerp en een programma van eisen.
Als Human Factors specialist neemt vhp de medewerkers en opdrachtgever mee, halen eisen en wensen op en toetsen we op bedrijfskundige haalbaarheid. Daarnaast maken we de vertaling naar een functioneel ontwerp waarmee de architect of interieurbouwer verder kan. Hiermee vormen we de schakel tussen de medewerkers en alle andere belanghebbende partijen.
Meer weten?
Op donderdag 20 juni organiseren wij opnieuw een themamiddag over human factors bij ver- en nieuwbouw in de zorg. Dit jaar slaan we de handen ineen met Oving projectinrichting. Naast de rol van Human Factors bij (her-)ontwerpen gaan we in op interieur en patiëntbeleving. Voor meer informatie graag contact opnemen met Bas van Leeuwen.
