Het gaat de goede kant op met onze economie. Groei is weer een belangrijk thema op de agenda van veel bedrijven. De productie stijgt. Iedereen blij, toch?
Werklast en werkdruk
Met de economische crisis in het achterhoofd proberen veel bedrijven de productietoename op te vangen met het huidige personeel. De medewerkers moeten meer doen in minder tijd waardoor de werklast toeneemt. Hoge werklast is niet persé erg. Sommige medewerkers presteren immers beter wanneer zij een hogere werklast ervaren. Wanneer de werklast zó hoog wordt, dat de medewerker het niet meer aan kan, wordt werklast werkdruk. Werkdruk heeft nadelen: onder druk maken mensen vaker en meer fouten en ‘effe snel’ kan tot onveilige situaties leiden. Door een hogere werklast neemt bovendien de fysieke belasting toe. Ongelukken en gezondheidsklachten met verzuim zijn het gevolg waardoor het werk op de schouders van de overige medewerkers komt te liggen, waardoor bij hen de werklast vergroot wordt. Dit klinkt als een vicieuze cirkel.
De vicieuze cirkel doorbreken met Lean
Een mooie eerste stap om de vicieuze cirkel te doorbreken is het opstarten van Leanprogramma’s, om processen efficiënter te maken. Verschillende bedrijven leiden hiervoor zogenaamde Yellow, Green en Black Belts op of huren hen in. Zij passen verschillende Leanmethodes toe om processen efficiënter te maken.
Lean is een uitstekend middel om de kracht in de productie te versterken en de organisatie op een hoger plan te krijgen. Je zou denken dat efficiëntie de werklast verlaagt en de vicieuze cirkel doorbreekt. In sommige gevallen is dat zo, maar de praktijk is weerbarstig. Veranderingen in processen hebben immers ook impact op medewerkers. Hoe zorg je voor voldoende draagvlak? En hoe zorg je ervoor dat medewerkers, ondanks veranderingen gericht op efficiëntie, nog steeds gezond, veilig en prettig kunnen (samen)werken?
Succesvol duurzaam veranderen
vhp gelooft in een integrale veranderaanpak. Wij richten ons op efficiënte (Lean) werkprocessen en besteden tegelijkertijd aandacht aan gezond, veilig en vooral plezierig (samen)werken. Hoe een integrale veranderaanpak er in de praktijk uitziet hangt uiteraard af van het bedrijf of de organisatie. We zoeken altijd naar de optimale balans tussen mens, werk en techniek. Gedrag- en cultuurverandering zijn hierbij onmisbaar om het werk, de werkplekken en de werkomgeving gedragen en duurzaam te kunnen veranderen.
Afbeelding: Integrated human performance model vhp
Integrale aanpak in de praktijk
Een voorbeeld van een Leanmethode die wij bij verschillende bedrijven op een integrale manier toepassen is Value Stream Mapping. Met een klassieke Value Stream Map breng je processen in kaart, om de efficiëntie van het betreffende proces in kaart te brengen. Het doel van deze Leanmethode is hoofdzakelijk efficiëntie te verhogen door bijvoorbeeld wachttijden of verspillingen als onnodige bewegingen of overbewerking te elimineren.
Omdat wij geloven in een integrale veranderaanpak, analyseren, bespreken en verbeteren we niet alleen efficiëntie, maar ook gezond, veilig en prettig (samen)werken. We beoordelen bijvoorbeeld ook de werkbelasting, zowel fysiek als mentaal. We monitoren de gevolgen van de procesoptimalisaties op de fysieke en mentale werkbelasting om te voorkomen dat grenzen worden overschreden. Naast een objectieve beoordeling betrekken we ook altijd de medewerkers door hen te vragen naar hun ervaringen. Vaak komt daar uit dat medewerkers zich zorgen maken over de veranderingen en misschien niet mee kunnen komen met de digitale ontwikkelingen en andere invulling van hun functie. Of we bespreken bijvoorbeeld hoe de onderlinge samenwerking en communicatie momenteel verloopt en wat beter kan. Regelmatig leidt dit tot spannende en gevoelige gesprekken, waar weerstand bij komt kijken. Door vroegtijdig en op de juiste manier aandacht te besteden aan deze weerstand en hier op in te spelen, creëer je draagvlak voor verandering. Bovendien ben je al begonnen met het zetten van de eerste stappen om de onderlinge samenwerking, communicatie, en vooral het vertrouwen te verbeteren. Een essentiële stap die vaak vergeten wordt, maar onmisbaar is om duurzaam te kunnen veranderen.
Wanneer we toewerken naar het gewenste proces, besteden we ook aandacht aan de betekenis in de praktijk. Betekent een efficiëntieslag bijvoorbeeld dat een medewerker vaker repeterende handelingen uit zal moeten voeren? Of dat men vaker een volle pallet naar het magazijn moet brengen? Zo ja, kan dat ook anders? En hoe kan dat dan anders?
We zorgen er niet alleen voor dat het proces efficiënter wordt, maar dat er ook op een gezonde, veilige en prettige manier (samen)gewerkt wordt. En om te zorgen voor gedragen en duurzame oplossingen, betrekken we medewerkers uit alle lagen en nemen we ideeën mee in het veranderproces.
Tien tips om succesvol en duurzaam te veranderen
Ook succesvol en duurzaam veranderen? Neem contact op met Hetty Vermeulen of Esmée van Kampen .
Liever zelf alvast aan de slag? We delen graag 10 tips om succesvol en duurzaam te veranderen:
- Zorg voor een leidend team met draagvlak vanuit het management
- Begin met het doel voor ogen: wat is de ambitie?
- Verbind ratio en emotie: mensen komen pas in beweging als naast ratio, ook het hart wordt geraakt
- Betrek iedereen! Bepaal samen met medewerkers uit verschillende lagen en afdelingen wat de veranderingen betekenen in de praktijk
- Identificeer informele leiders en betrek ze bij het verandertraject
- Luister naar ideeën en koppel terug of, hoe, en wanneer de ideeën benut worden
- Ga aan de slag en zet kleine stapjes om te veranderen
- Laat het nieuwe gewenste gedrag zien, geef het goede voorbeeld
- Maak veranderingen zichtbaar: niks doen is geen optie!
- Evalueer, pas aan waar nodig en vier successen!
